¿Has oído hablar de la Regla de Pareto o Ley del 80/20? Estoy segura de que sí, pero no te has parado a pensar cómo influye en tu vida o cómo puedes usarla para mejorar la forma en la que gestionas tu tiempo.

El Principio de Pareto se lo debemos al sociólogo e ingeniero italiano Vilfredo Pareto. Pareto realizó un estudio sobre la división de la riqueza en Italia y llegó a la conclusión de que el 80% de la riqueza estaba en manos del 20% de la población y el otro 20% de riqueza estaba en el 80% restante.

De esta observación surge la regla de Pareto o ley del 80/20:

Esta regla dice que 20 por ciento de tus actividades te dará 80 por ciento de los resultados.

Por ejemplo,:

• 20 por ciento de tus clientes te darán 80 por ciento de tus ventas.
• 20 por ciento de tus productos o servicios te darán 80 por ciento de tus ganancias.
• 20 por ciento de tus tareas equivaldrá al 80 por ciento del valor de lo que haces, y más.

Resumiendo, aunque muchos factores contribuyan a una causa, son pocos los responsables de dicho resultado.

¿Cómo aplicar la Regla de Pareto a la gestión del tiempo?

“Si tienes una lista de 10 cosas por hacer, dos de esas cosas valdrán mucho más que las otras ocho juntas”.

¿Significa que debes trabajar menos y hacer únicamente 2 cosas? No precisamente. Lo que busca esta regla es motivarte a que te enfoques en las cosas que realmente importan, sobre todo en las tareas que te ayudan a llegar a tus objetivos.

Te voy a poner como ejemplo los emprendedores (más concretamente emprendedoras ya que trabajo con muchas como mentora y yo misma). Cuando empezamos un proyecto, creemos que podemos hacerlo todo por nuestra cuenta y aquí es donde la Ley del 80/20 puede ayudarnos.

Por ejemplo, pasamos mucho tiempo arreglando nuestra web, publicando en redes, contestando emails… ¿alguna de esas tareas nos traen ventas? Generalmente la respuesta es no. Son tareas que se pueden delegar y así podemos centrarnos en aquellas tareas que aportan valor a nuestro negocio.

Te voy a contar cómo puedes mejorar la gestión de tu tiempo utilizando la Ley de Pareto.

1.- Empieza identificando ese 20 por ciento de tareas que te dan 80 por ciento de tus resultados. Puedes lograrlo respondiendo a estas preguntas:

• ¿Considero que todas mis tareas y funciones son urgentes?
• ¿Estoy invirtiendo demasiado tiempo en tareas específicas?
• ¿Esta tarea me ayuda a lograr mis objetivos?
• ¿Soy la persona mejor cualificada para el trabajo? ¿O debería hacerlo alguien más?

Después de evaluar tus tareas, evalúa tus objetivos. Ponle atención al 20 por ciento de actividades que te ayudarán a lograrlos.

Por ejemplo, estás dentro de ese 20 por ciento si estás trabajando en actividades que mejoren tu vida o que estén relacionadas a tus planes a largo plazo. También estás dentro del 20 por ciento si estás invirtiendo tiempo haciendo cosas que disfrutas y delegando las tareas para las que no estás capacitado.

2.- Identifica cuando eres más productiva. Todos tenemos un momento en el que estamos más alerta, concentrados y con energía. Ten en cuenta tus biorritmos si eres alondra (no te cuesta madrugar y eres mucho más activa por las mañana) o lechuza/búho (te despiertas tarde, te gusta acostarte tarde y estás mucho más despierta a partir de las 6 de la tarde).

Yo soy una persona madrugadora, me despierto a las 6 AM y conociéndome, agendo mis prioridades durante las primeras horas del día y no por la tarde, a partir de las 6 no rindo casi nada.

3.- Elimina las distracciones que más interrumpen. Apunta todas las distracciones (vienen de ti) e interrupciones (vienen del exterior) que tienes a lo largo del día para identificar las que más te distraen (te recomiendo hacerlo durante una semana). Luego revisa la lista y observa qué es lo que más te interrumpe: mails, llamadas, notificaciones del móvil, visitas inesperadas… encuentra formas de deshacerte de ellos. Por ejemplo:

• Puedes poner en silencio todas las notificaciones.
• Tener cerrado el email y solo abrirlo cuando quieres leerlo.
• Cerrar la puerta de tu despacho
• Utilizar cascos que te aíslen del ruido
• Etc

Elimina ese 80% que más tiempo te roba.

4.- Delega esos trabajos que no te aportan nada y te roban mucho tiempo (limpiar la casa o la oficina, ir al supermercado, ir a la tintorería…). Puedes contratar a alguien que lo haga, es cierto que te costará algo de dinero, pero te dará tiempo para otras cosas que seguramente te den más dinero o felicidad.

5.- Date tiempo libre. No te sientas culpable por estar algún día haciendo nada. Necesitas ese tiempo para recargar tu energía, para estar contigo, para leer, para pensar, para oír música… un tiempo para ti, sin gente. Si tienes hijos puede ser más difícil, pero estoy segura de que puedes encontrar media hora al mes (30 minutos) para hacerlo. Una vez que lo pruebes, te será más fácil encontrar tiempo para ti más a menudo.

El tiempo libre ayuda a aclarar la mente y desarrolla la creatividad. Tómate ese tiempo para seguir atento a tu 20 por ciento.

Y para terminar te dejo algunos ejemplos de cómo funciona el Principio de Pareto en tu trabajo y en tu vida, para que medites sobre ello:

• Una minoría de relaciones te trae la mayor parte de tu conexión e intimidad.
• Una pequeña parte de tus tareas produce la mayor parte de tus resultados.
• Un reducido grupo de empleados es responsable de la mayor parte del beneficio.
• Una pequeña parte de clientes te aporta la mayor parte de las ventas.
• Un porcentaje de tus alimentos ayuda a tu cuerpo.
• Unos pocos ejercicios te dan el resultado que esperas.
• Unos pocos programas de TV son los que te aportan entretenimiento de valor.

La Regla de Pareto o Ley del 80/20 es un modelo mental que puedes usar para entender mejor la realidad y tomar mejores decisiones.