Mis Apps de organización

Una de las preguntas qué más me suelen hacer en los talleres es qué Apps utilizo para organizarme. Hace unos meses publiqué este post con un listado de Apps que ayudan a nuestra organización.

Hoy os voy a hablar de 3 Apps que yo utilizo y que me ayudan mucho a no perder tiempo cuando trabajo. La verdad es que no uso demasiadas, soy más de agenda manual, pero algunas sí, la tecnología está para ayudarnos ¿no?1.- Demasiados correos.- Cuando abres tu correo electrónico tienes casi 100 mensajes de los cuales te interesan 20 como mucho. Pierdes muchísimo tiempo en borrarlos o los dejas en la bandeja de entrada sin leer, con la ansiedad mental que produce ver tantos correos sin leer. Te has suscrito a tantas newsletters que no sabes ni por dónde empezar, incluso hay webs a las que ni sabías que estabas suscrito.

Si eres usuario de Gmail al mirar tu correo desde su web verás que, en el caso de suscripciones, te ofrece la posibilidad de darte de baja automáticamente, sin que tengas que contactar con el responsable del mensaje.

Outlook también ofrece la posibilidad de darte de baja de boletines o listas de correo. Filtrando los mensajes por boletines o suscripciones podrás seleccionar uno de los mensajes recibidos y darte de baja con la opción Darte de baja o Desuscribirte.

Para darte de baja de páginas que no te interesan, existen varias aplicaciones como:

• unroll.me. Aunque ahora está un poco de capa caída por vender datos de sus usuarios.
• Unsubscriber.- compatible con cualquier proveedor de correo, lo que incluye Gmail, Outlook y Yahoo. Esta es la que yo utilizo, aunque también me doy de baja manualmente.
•  Unlistr, funciona directamente desde su app para Android y iOS.

Ya sabes que una buena gestión de tu bandeja de entrada, te ayuda a trabajar mejor y, sobre todo, a despejar tu mente.

2.- Para organizar tareas y eventos.- Timeful combina tus calendarios y listas de tareas pendientes para que puedas ver todo lo tienes programado en tu día a día. La app utiliza algoritmos sofisticados, para sugerir el mejor momento para programar tus tareas pendientes. En este vídeo podéis ver cómo se utiliza.

3.- Para trabajar mejor.- Ya sabéis que una parte importante de nuestro trabajo y así aumentar nuestra productividad, es descansar. Los descansos frecuentes ayudan a mantener tu mente fresca y reducir la fatiga. 5217 es una nueva aplicación de productividad que, de forma similar a la técnica Pomodoro, nos lleva un contador que divide nuestro tiempo en momento de descanso y de trabajo. En la clásica técnica Pomodoro, trabajamos 25 minutos y tenemos descansos de 5 minutos.

Pues bien, 5217 toma el concepto de los Pomodoros pero modifica los tiempos. El periodo de trabajo ha sido extendido a los 52 minutos ininterrumpidos y los descanso se hacen de 17 minutos (de ahí el nombre de la aplicación). Esta nueva técnica esta basada en un estudio que describe que las personas alcanzan, por lo general, el pico máximo de concentración a los 52 minutos luego de los cuales empieza un periodo en descenso en el que nuestra atención empieza a fluctuar y, por lo tanto, nuestra productividad empieza a fallar. Un descanso en este momento hará que podamos mantener ese pico de concentración de manera prolongada y sostenida.

5217 no solo se encarga de llevar en cronómetro los tiempos de trabajo y de descanso. Podemos activar una función de ‘No Molestar’ desde la cual es posible limitar las notificaciones durante los periodos de trabajo para así erradicar las posibles distracciones. La clave para un día de trabajo productivo no es trabajar más tiempo, sino trabajar de forma inteligente.

Y os dejo una app que he descubierto hace poco, IFTTT (If this, then that), “si ocurre esto, entonces, eso”. Esta App realiza acciones inmediatas programadas si ocurre previamente otra acción determinada. Por ejemplo, se puede programar para que siempre que se encienda el teléfono por la mañana, reporte el tiempo que hace en ese momento;  o que cada vez que se marque un correo como importante, cree un recordatorio en el móvil. O que si va a llover al día siguiente según la previsión, te envíe un recordatorio al teléfono para que no te olvides el paraguas.

Estas son algunas de las Apps que yo utilizo. Hay muchísimas más. Encuentra la que mejor se adapte a tus necesidades. Pero recuerda, que te ayude, no que te robe más tiempo del necesario.

En un próximo post, os hablaré de aplicaciones para gestionar las redes sociales, uno de los ladrones de tiempo por excelencia.

Y tú ¿qué aplicaciones utilizas? Cuéntame, estaré encantada de escucharte y conocer otras alternativas.