“Es común observar que el trabajo se expande hasta llenar el tiempo disponible para su finalización”.

El historiador británico Cyril Northcote Parkinson escribió esta línea de apertura para un ensayo en la revista The Economist en 1955,. El concepto conocido como “ley de Parkinson”, aún sigue vigente.

Nos tomamos todo el tiempo disponible para completar el trabajo, aunque en realidad no lo necesitemos.

Teniendo en cuenta esto, Parkinson se dio cuenta de que cuanto más tiempo se tenía para la ejecución de una determinada tarea, la persona necesitaba más tiempo para realizarla.

Es un hecho que las tareas sin fecha de fin tienden a hacerse eternas y a no terminarlas. Lo digo siempre y no me canso de repetirlo: cuando quieras conseguir un objetivo pon fecha, si no lo haces, en el 90% de los casos ese objetivo se quedará en un sueño.

Las conclusiones de Parkinson no sólo se utilizan al pensar los ciclos de productividad en cuanto al tiempo. También tienen consecuencias sobre la eficiencia en cómo manejamos el dinero, y explican nuestra tendencia a dedicar demasiado tiempo a las minuciosidades.

De allí que hoy en día se hable de 3 leyes de Parkinson:

1. El trabajo se expande hasta llenar el tiempo de que se dispone para su realización, es decir, dilatamos las tareas hasta ocupar la totalidad del tiempo del que disponemos y perdemos eficiencia. Un concepto íntimamente ligado a la procrastinación.
2. Los gastos aumentan hasta cubrir todos los ingresos. A medida que ganamos dinero, nos influye la sensación de poseer dicha cantidad y esto aumenta nuestro deseo y capacidad para gastar el dinero con mayor ligereza. El primer aspecto negativo que encontramos en dicha afirmación es que nunca nos sobrará dinero; poseer una suma de dinero superior a la que disponíamos antes puede incitarnos a gastar en mayor cantidad.
3. El tiempo dedicado a cualquier tema de la agenda es inversamente proporcional a su  o Ley de la Trivialidad. El tiempo dedicado a cualquier tema de la agenda es inversamente proporcional a su importancia. Bajo esta premisa, la Ley de Parkinson hace referencia al mal uso que hacemos de nuestro tiempo ya que la mayor parte de nuestro tiempo lo invertimos en tareas insignificantes mientras que lo realmente esencial ocupa un espacio mínimo en nuestra agenda vital.  A raíz de esta afirmación, Parkinson también acuñó el término bikeshedding como metáfora enfocada a un determinado momento en el que la probabilidad de divagar en temas absolutamente prescindibles condiciona negativamente en el proceso para alcanzar una decisión unánime y poner fin al proyecto en cuestión. (Esta ley hace mención al tiempo que utilizaba un comité para la construcción de una planta nuclear a la discusión sobre estacionamiento para bicicletas).

Por tanto, tomando estas tres leyes, se advierte que, en su conjunto, la Ley de Parkinson denuncia la falta de eficiencia en el trabajo tomando varios factores como determinantes:

• el tiempo
• el capital humano
• y el dinero

Según Parkinson, en lugar de optimizar nuestro tiempo para hacer más en menos, alargamos los procesos. Y en este contexto, la procrastinación se refuerza y nuestra productividad cae. Es por ello que, para el historiador británico, la existencia de este paradigma tiene varias consecuencias directas sobre nuestro trabajo:

• Menos esfuerzo: según esta ley, tenderemos a trabajar a un rendimiento menor hasta agotar el tiempo disponible, en lugar de afrontar el reto de tener lista nuestra tarea en el menor tiempo posible.
• Uso de todo el presupuesto disponible: cuando el trabajo incluye la gestión de un presupuesto, con frecuencia optaremos por garlo en su totalidad, incluso cuando no sea estrictamente necesario. Esta decisión a menudo viene empujada por el miedo a requerir un presupuesto mayor el día de mañana y no poder disponer de él por haber demostrado en años anteriores que no era necesario.
• Más complejidad del trabajo realizado: debido a la posibilidad de destinar más tiempo del estrictamente necesario a resolver una tarea, nuestro trabajo se volverá más complejo, lo que puede resultar contraproducente si lo que necesitábamos era una respuesta rápida y concisa a una cuestión concreta.
• Tendencia a dedicar más tiempo a las tareas triviales: implica que las tareas menos importantes acapararán el grueso de la planificación y del tiempo disponible, mientras que las realmente importantes, que definen la capacidad de trabajo real en el día a día de la empresa y la consecución de los objetivos de largo plazo, acaban perdiendo el peso que deberían tener.

En relación a “estos males” vale la pena invertir un poco de tu tiempo, en recordar algunos consejos para “minimizar” los efectos anteriores: