Cómo organizar una reunión de trabajo

Empezamos esta semana corta con este marteslunes. Todos nos alegramos y nos sentimos felices, aunque más cansados de lo habitual, cuando tenemos una semana corta, pero el trabajo se concentra en menos días y hay que hacerlo.

Una de las cosas que más nos quita tiempo para poder hacer nuestro trabajo son las reuniones, necesarias por otro lado. Para que una reunión sea efectiva debe  cumplir 2 cosas:

1. Que al finalizar se hayan dado soluciones a los temas que se trataban.
2. Que dure poco tiempo, que no se alargue con conversaciones intrascendentes.

Para conseguir organizar una reunión efectiva hay que seguir los siguientes pasos:

1. Convocar a todos los interesados por correo electrónica (nada de grupos de whatsapp) con tiempo suficiente indicando fecha, hora (*), duración de la misma (**), así como los temas a tratar. De este modo los participantes podrán organizarse para poder asistir o proponer una nueva fecha. Solicita confirmación.
2. La reunión debe empezar a la hora pactada. El tiempo DE TODOS es muy valioso.
3. Todos los teléfonos deberán estar en silencio para que no haya interrupciones.
4. Seguir el orden de la agenda.
5. Uno de los asistentes deberá tomar nota de todo lo dicho y al finalizar la reunión, elaborar un informe de reunión (valga la redundancia) que enviará a todos los asistentes por correo electrónico. De este modo no habrá dudas con lo que se ha hablado y a las conclusiones a las que se ha llegado.

(*) Intenta que las reuniones sean por la mañana y cuanto más pronto mejor. La gente estará descansada y no deseando irse. Además, así se podrá trabajar durante todo el día en los temas tratados.
(**) Duración de la reunión, uno de los puntos más importantes y que por desgracia en España utilizamos poco. Todo el mundo está muy ocupado y si sabes a qué hora empieza y termina una reunión te puedes organizar con todo el trabajo que tengas. Lo de ir a una reunión a hablar de futbol, cenas, viajes, hijos o lo que sea, es una falta de respeto hacia el resto de asistentes.

De esta manera las reuniones de trabajo serán efectivas y no una pérdida de tiempo para todos.

Os dejo esta imagen (Pinterest) en la que se explica perfectamente y muy claro, qué se debe y qué no se debe hacer en una reunión.

Y tú ¿cansada de esas reuniones interminables? Recuerda que puedes mandarme cualquier sugerencia o pregunta a través de la pestaña de contacto.