Una de las preguntas más frecuentes que me hacen mis clientas es ¿Qué hago con los imprevistos? Hay que aceptar que en cualquier trabajo hoy en día, los imprevistos forman parte de tu realidad. No los puedes evitar.

Antes de nada quiero recordarte qué significa imprevisto: significa que algo surge de manera imprevista, sin avisar.

¿Por qué te hago esta matización? Porque quiero que tengas claro que un imprevisto no es algo que te has olvidado de hacer o no lo has planificado correctamente, es algo que surge sin avisar, sin que tengamos un conocimiento previo.

Podemos tener una organización semanal impecable, pero no podemos evitar que surjan imprevistos en el día a día. E imprevistos hay de muchas clases:

• Urgencias que atender en el trabajo (se cae la Red, te cambian una reunión con un cliente, crisis de un cliente…)
• Un familiar que enfermó (hijos, padres, pareja…)
• Interrupciones por parte de otras personas.
• Etc…

No hay ninguna fórmula mágica (o por lo menos yo no la conozco) para gestionar los imprevistos, porque los imprevistos son justamente eso, imprevistos. Evitarlos no es posible, pero sí es posible construir un sistema para que nos afecten lo menos posible.

La clave para gestionar imprevistos es tener un sistema

Vayamos paso a paso:

PASO 1.- Reconocer el imprevisto y pensar en nuestro orden de prioridades. No es lo mismo que te llamen para decirte que tu pareja o hij@ ha sufrido un accidente y está en el hospital, a que te avisen de que se ha caído la Red.

PASO 2 .- Piensa. ¿Qué puedes hacer yo ahora mismo para que el impacto del imprevisto sea menor?¿Lo tengo que hacer yo o lo puede hacer otra persona? ¿Es necesario atenderlo en este momento o lo puedo planificar para más adelante? ¿Cuánto tiempo me llevará? ¿Merece la pena que reorganice toda mi agenda de nuevo?

Para poder tomar estas decisiones, necesitas tener pautas para reaccionar (o no) de acuerdo con ciertos criterios, criterios diferentes para cada persona y trabajo.

Este no solo es un hábito útil para el día a día en el trabajo, sino que es una habilidad a largo plazo que te permitirá ser productiva toda la vida.

PASO 3.- Actúa. Replanifica, delega, ejecuta.

PASO 4.- Aprende

Quiero hacer hincapié en PASO 4 porque es el que te va a ayudar a saber cómo gestionar los imprevistos que te surjan de ahora en adelante. Sobre todo vas a aprender a estimar el tiempo que te va a llevar solucionar un imprevisto.

Estimar el tiempo de un imprevisto es una de las claves de la productividad

Y si es un imprevisto ¿Cómo vas a saber el tiempo que te va a llevar? Lo puedes lograr echando una mirada a tus históricos (ya sabes que una de la claves de la productividad es la revisión).

La experiencia en la mejor consejera para esta estimación. De hecho, te darás cuenta de que, según el proyecto o actividad que vas a desempeñar, pese a que los imprevistos pueden variar, el tiempo que requiere por tu parte gestionarlos y solucionarlos suele ser más o menos el mismo.

Así es como puedes incluir en tu agenda la gestión de imprevistos. Esta acción te permitirá dedicar un tiempo específico  a imprevistos: una hora al día, tres horas o seis horas. Lo importante es tomar conciencia de ello.

Si a lo largo de tu día a día te das cuenta de que los imprevistos ocupan el 50% de tu tiempo, planifica solo el resto del tiempo. No te empeñes en planificar el 100% de tu jornada si el 50% de tu tiempo lo tienes que dedicar a imprevistos y la experiencia te lo demuestra. De esa manera lo único que conseguirás es frustrarte.

A partir de hoy no trates de luchar contra lo incógnito. No trates de adivinar qué imprevistos tendrás, sino trata de estimar el tiempo que necesitarás para gestionar esos imprevistos. Pon eso en tu agenda y no trates de ocuparlo con otras actividades.

Te voy a poner el ejemplo de un cliente que tuve hace un par de años. Le llamaremos Pepe.

Pepe estaba obsesionado con la gestión del tiempo y aprovechar al máximo su tiempo. Quería hacer las cosas en menos tiempo y eliminar los inconvenientes de los imprevistos: reducirlos para “ser más productivo”.

Sin embargo no lo conseguía y Pepe se enfadaba consigo mismo, sentía muchísima frustración.

Todo cambió cuando analizamos cómo era su trabajo y su rol en la empresa: el 80% de su tiempo semanal lo dedicaba (necesariamente) hacer frente a imprevistos. Ese era su rol. No podía aspirar a otro. Y eliminar los imprevistos hubiera desnaturalizado su actividad.

En el momento en el que Pepe lo aceptó y asumió, decidió planificar solo el 20% de su agenda semanal en tareas escogidas y el resto de la planificación a atender a imprevistos que no escogía, surgían.

Esta decisión le permitió centrarse en las tareas más importantes de su trabajo y abandonar proyectos y tareas improductivos. Mejoró su priorización gracias a esta técnica y mejoró mucho su trabajo.

¿Tú sabes cuánto tiempo de tu día se llevan los imprevistos?

Espero que este post te ayude a gestionar mejor tus imprevistos y te roben menos tiempo del necesario. Si necesitas que te eche una mano para mejorar tu productividad, escríbeme, estaré encantada de ayudarte.