Gestiona correctamente tu correo electrónico

El otro día vimos los pasos a seguir para evitar el caos digital, un caos que incide directamente en nuestra productividad y en un uso de tiempo mayor del necesario.

Hoy vamos a ver cómo hacer un buen uso de vuestro correo electrónico.

Actualmente el correo electrónico es la forma de comunicación más utilizada a nivel empresarial (a nivel personal es el WhatsApp), facilitando muchísimo la comunicación. Pero la gestión del correo electrónico es donde más tiempo se pierde.

La gran mayoría lo 1º que solemos hacer al comenzar nuestra jornada laboral, es leer los correos electrónicos. Como sabéis las horas en las que somos más productivas son las primeras de la mañana, es cuando estamos más atentos y más concentrados ¿por qué desperdiciar nuestras horas más productivas respondiendo emails?

Lo mejor sería realizar las tareas que tenemos que hacer y, una vez realizadas, leer nuestros correos. Así seremos nosotras las que controlaremos nuestra agenda y no al revés.

Otro error muy común es tener siempre abierto el correo electrónico. Así cada vez que oímos el ruidito que nos dice: “Tienes un email” o vemos el sobrecito, dejamos lo que estamos haciendo para ir a leer el correo recibido. Y esto incide muy negativamente en nuestra productividad, ya que perdemos la concentración y alargamos el tiempo que tardamos en realizar cada tarea.

Lo ideal, es marcarse las horas en las que revisar tu bandeja de entrada. Por ejemplo 2 veces por la mañana y 1 por la tarde. El resto del tiempo, la aplicación que utilicemos debería estar cerrada.

Gina Trapani, cofundadora de ThinkUp (recibe más de 1000 correos diariamente) ha creado una técnica para gestionar nuestro correo y, sinceramente, deberías probarla.

Esta técnica consiste en crear 3 carpetas. Todo el correo electrónico que llegue a tu bandeja de entrada deberá archivarse en una de estas tres carpetas o borrarse.

1. Carpeta “Para hacer”, es un correo que requiere que hagamos algo.
2. Otra carpeta llamada “Para Seguir” aquí archivaremos incluiremos los correos que hemos respondido y/o que depende de otra persona,
3. y otra carpeta llamada “Archivo” donde incluiremos los correos que debemos guardar para futuras referencias.
4. Todo aquel correo electrónico que no encaje en ninguna de estas 3 categorías, debe ser borrado.
5. Cada vez que miremos nuestra bandeja de entrada, debemos dejarla vacía, todos los correos deberán estar en su carpeta correspondiente o eliminados.

Sencillo ¿verdad? ¿Te imaginas ver tu bandeja de entrada vacía, con todos tus correos controlados? Un gusto.

E igual de sencillo es buscarlos, deja de hacerlo manualmente, para eso estamos en la era de la tecnología. Cualquier programa de correo tiene herramientas de búsqueda mucho más eficientes que nuestro sistema de carpetas. Yo utilizo Gmail y los encuentro fácilmente. Google te lo explica todo.